FKS-Vertriebsmanager / Callcentersteuerung
Callcentersteuerung für planbare Termine im Außendienst.
Kundendaten für die Terminvergabe aufbereiten, Beraterkalender koordinieren und Besuchsvorgänge dokumentieren: Die Callcentersteuerung verbindet Innendienst, Callcenter und Außendienst.
Zentrale Terminverwaltung
Termine im passenden Kontext koordinieren.
Innendienst und Callcenter bereiten Kundenbestände für die Terminierung im Außendienst auf. Die zentrale Planung unterscheidet Prozesstermine mit Besuchsbericht von einfachen Kalenderblockierungen.
- 01
Adressbestände auswählen
Kundenadressen nach Kriterien wie Region, Branche oder Besuchshistorie für die Terminplanung selektieren.
- 02
Zeitfenster steuern
Kalender können grundsätzlich frei sein und gezielt blockiert werden oder erst nach Freigabe Zeitfenster anbieten.
- 03
Besuchsaufträge vorbereiten
Terminierte Vorgänge lassen sich als Besuchsaufträge an Außendienstmitarbeitende übermitteln.
Kalenderregeln, Auswahlkriterien und Versand werden für den jeweiligen Einsatz abgestimmt.
Außendienstkoordination
Termine und Wege zusammen betrachten.
Die Callcentersteuerung bezieht Entfernungen in die Terminvergabe ein. So können Besuchsfolgen und verfügbare Beraterkapazitäten in der Planung berücksichtigt werden.
Entfernungen berechnen
Geografische Distanzen unterstützen die Planung von Besuchsrouten im Außendienst.
Termine abstimmen
Echte Besuchstermine und interne Kalenderblockierungen bleiben unterscheidbar.
Änderungen nachführen
Terminverschiebungen und Absagen können als Vorgänge bearbeitet und kommuniziert werden.
Kalender & Schnittstellen
Kalenderabgleich nach Projektbedarf.
Ein Outlook-Add-on und Abgleichmöglichkeiten mit Exchange Server, iCloud und iPhone sind in der Produktbeschreibung genannt. Welche Synchronisation und Datenfelder nutzbar sind, hängt von der konkreten Einrichtung ab.
- Outlook
- Beraterkalender können bei Bedarf über ein Add-on in die Terminplanung einbezogen werden.
- Exchange Server
- Ein Kalenderabgleich wird anhand der vorhandenen Systemlandschaft geprüft.
- iCloud & iPhone
- Mobil genutzte Termine und Kontakte können in abgestimmte Synchronisationsprozesse einfließen.
Keine automatische Verfügbarkeit jeder Plattform oder konfliktfreie Echtzeitsynchronisation zugesagt.
Nachbereitung & Kommunikation
Nach dem Termin geht der Vorgang weiter.
Besuchsberichte, Wiedervorlagen und definierte Rückgabeprozesse halten Folgeaktivitäten im Zusammenhang mit dem ursprünglichen Termin.
- 01
Terminbestätigungen
Textbausteine unterstützen die Erstellung und den Versand von Bestätigungen im eingerichteten Prozess.
- 02
Besuchsberichte
Berichte lassen sich für die Anforderungen von Unternehmen und Beratern konfigurieren; relevante Produktangaben können erfasst werden.
- 03
Wiedervorlagen & Aufgaben
Folgetermine und Aufgaben können auf Grundlage dokumentierter Besuchsvorgänge angelegt werden.
- 04
Absagen & Reklamationen
Rückgaben, Absagen und erneute Terminierung können über definierte Abläufe bearbeitet werden.
- 05
Callcenter-Abrechnung
Erbrachte Callcenterleistungen lassen sich für interne oder externe Abrechnungszwecke erfassen und auswerten.
Einrichtung in sechs Schritten
Callcentersteuerung im Ablauf.
Die folgenden Schritte greifen die auf der Produktseite beschriebenen Funktionen auf. Reihenfolge und Umfang richten sich nach Ihren tatsächlichen Prozessen.
- 01
Terminverwaltung einrichten
Eine zentrale Terminverwaltung anlegen und die benötigten Terminarten und Zeitfenster festlegen.
- 02
Synchronisation mit Outlook
Outlook, Exchange Server oder iCloud je nach vorhandener Umgebung und vereinbarter Anbindung abstimmen.
- 03
Routenoptimierung
Entfernungsberechnung für die Planung von Außendienstterminen berücksichtigen.
- 04
Terminbestätigungen automatisieren
Bestätigungstexte und den Versand im eingerichteten Kommunikationsprozess festlegen.
- 05
Besuchsberichte erstellen
Ergebnisse eines Besuchs dokumentieren und weitere Aktivitäten planen.
- 06
Reklamationsprozesse verwalten
Absagen, Rückgaben und Neuterminierung über definierte Vorgänge bearbeiten.
Fragen & persönlicher Kontakt
Wie passt die Callcentersteuerung zu Ihrem Vertrieb?
Sprechen Sie mit Finance Key Systems über Ihre Terminplanung, Außendienstkoordination und die benötigten Kalenderanbindungen.
Welche Termine lassen sich unterscheiden?
Die Produktbeschreibung unterscheidet Prozesstermine, die etwa mit einem Besuchsbericht abgeschlossen werden, von einfachen Kalenderblockierungen. Die konkrete Einrichtung richtet sich nach Ihren Abläufen.
Ist Outlook-Synchronisation möglich?
Ein Outlook-Add-on sowie Exchange Server, iCloud und iPhone werden als Abgleichmöglichkeiten genannt. Welche Anbindung möglich ist, wird anhand Ihrer Systemlandschaft geprüft.
Wie unterstützt die Software den Außendienst?
Bei der Terminvergabe kann eine Entfernungsberechnung berücksichtigt werden. Besuchsaufträge, Berichte und Folgeaufgaben halten die Planung mit dem Vorgang verbunden.
Was passiert bei Terminabsagen?
Absagen, Rückgaben und Reklamationen können in definierten Prozessen dokumentiert und für eine mögliche Neuterminierung bearbeitet werden.