Das Basismodul ist die zentrale Schaltstelle für alle vertriebsrelevanten Daten und Vorgänge. Es sorgt dafür, dass Informationen strukturiert erfasst, jederzeit abrufbar und für alle berechtigten Nutzer sofort verfügbar sind – ganz gleich, ob im Innen- oder Außendienst. Durch zahlreiche Zusatzfunktionen und Schnittstellen bildet es das Rückgrat der gesamten Vertriebsorganisation.

1. Kunden- und Interessentenverwaltung

Im Zentrum steht die vollständige Verwaltung aller relevanten Informationen zu Kunden und potenziellen Neukunden.
Die Funktionen im Detail:

• Stammdatenpflege: Verwaltung von personenbezogenen und unternehmensbezogenen Daten, inklusive Kontaktdetails und Adressinformationen

• Familiendaten: Erfassung von Familienmitgliedern und Haushaltszugehörigkeiten

• Bankverbindungen: Speicherung mehrerer Kontoverbindungen pro Person oder Unternehmen

• Dokumentenarchiv: Ablage gescannter Dokumente, Angebote, Verträge und sonstiger Korrespondenz

• Kommunikation: Integration von ein- und ausgehenden E-Mails, die automatisch dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden

• Aufgaben und Notizen: Organisation und Nachverfolgung von Aktivitäten, Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen

2. Geschäftspartner- und Versicherungsunternehmen-Verwaltung

Für eine effektive Zusammenarbeit mit externen Partnern und Versicherern bietet das Modul umfangreiche Verwaltungsfunktionen:

• Geschäftspartnerdaten: Erfassung und Verwaltung externer Vermittler, Makler oder anderer Partnerunternehmen

• Versicherungsunternehmen (VU): Pflege von Stammdaten zu Versicherern inklusive Verwaltung der zugehörigen Agenturnummern

• Mitarbeiterzuordnung: Geschäftspartnern können interne oder externe Mitarbeiter zugewiesen werden

• Dokumenten- & E-Mail-Management: Strukturierte Ablage von Schriftverkehr und E-Mails mit dem jeweiligen Partner

• Aufgabenverwaltung: Zentrale Aufgaben- und Notizfunktion für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

3. Nutzer- und Rollenmanagement

Für die gezielte Steuerung des Vertriebs und der internen Organisation lassen sich alle Benutzer des Systems verwalten und strukturieren:

• Benutzerverwaltung: Anlage und Bearbeitung von Administratoren, Innendienst- sowie Außendienstmitarbeitern

• Vertriebshierarchien: Abbildung von Vertriebsstrukturen, inklusive Gruppenzuordnungen und Hierarchien

• Zugangsdatenverwaltung: Individuelle Vergabe und Verwaltung von Benutzerkonten und Passwörtern

• Nutzerbezogene Bankdaten: Pflege und Aktualisierung der Bankverbindungen der einzelnen Nutzer

4. Kommunikation & Mailoffice

Das Basismodul enthält ein leistungsfähiges Kommunikationscenter zur Verwaltung aller ein- und ausgehenden Nachrichten:

• Zentrale E-Mail-Verwaltung: Organisation des gesamten E-Mail-Verkehrs mit automatischer Zuordnung zu Kunden, Partnern und Mitarbeitenden

• Serienmails: Versand personalisierter E-Mails an definierte Zielgruppen für Aktionen, Informationen oder Kampagnen

• Faxversand: Integration einer Faxfunktion zur schnellen Übermittlung von Dokumenten

• Vorlagenmanagement: Pflege von standardisierten Vorlagen für E-Mails, Briefe und Faxe – mit CI-konformer Formatierung

• Multi-Account-Funktion: Einbindung beliebig vieler E-Mail-Konten pro Nutzer, sowohl über POP als auch IMAP

• Zentrale Abfrage: Übersichtliche Darstellung und Abfrage aller verbundenen E-Mail-Postfächer

5. Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Zur Integration externer Datenquellen und zur Weiterverarbeitung der erfassten Informationen stehen zahlreiche Verknüpfungsmöglichkeiten zur Verfügung:

• Standardschnittstellen: Anbindung an GDV, Infoscore und weitere externe Dienste

• Selektionsfunktionen: Umfangreiche Filter- und Auswertungsmöglichkeiten für Zielgruppen, Reports und Controlling

• Flexibilität: Offene Systemarchitektur für künftige Erweiterungen, neue Schnittstellen oder individuelle Anpassungen

Mit dem Basismodul für Kunden- und Vertragsverwaltung stellt der Vertriebsmanager ein leistungsfähiges, integriertes Werkzeug zur Verfügung, das alle Beteiligten – vom Innendienst über den Außendienst bis zum Management – mit den benötigten Informationen versorgt. Die Kombination aus strukturierter Datenpflege, zentralem Kommunikationshandling und flexibler Erweiterbarkeit macht es zum unverzichtbaren Fundament für erfolgreichen Vertrieb.