Über die Steuerungszentrale der Callcenter-Software werden Kundendaten von Innendienstmitarbeitern oder Callcentern so aufbereitet, dass Termine für den Außendienst sinnvoll geplant und koordiniert werden können. Im Fokus steht dabei eine zentrale Terminverwaltung, die bei Bedarf durch ein Add-on mit den Outlook-Kalendern der jeweiligen Berater synchronisiert werden kann. Die Software stellt eine Reihe leistungsfähiger Werkzeuge zur Verfügung, darunter automatische Entfernungsberechnung, Datenimportfunktionen und umfangreiche Controlling-Möglichkeiten.

Erweiterte Funktionsbeschreibung der Callcenter-Software:

• Unterscheidung von Terminarten: Die Software erlaubt eine klare Trennung zwischen echten Prozessterminen, die z. B. mit einem Besuchsbericht abgeschlossen werden, und einfachen Terminblockierungen, etwa für private oder interne Termine.

• Routenoptimierung durch Entfernungsberechnung: Bei der Terminvergabe wird automatisch die geografische Entfernung berücksichtigt, um die effizienteste Besuchsroute für Außendienstmitarbeiter zu ermitteln.

• Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten in den Adressbeständen: Die integrierte Datenbank erlaubt eine gezielte Auswahl von Kundenadressen anhand frei definierbarer Kriterien wie Region, Branche oder Besuchshistorie.

• Flexibles Kalenderkonzept mit Positiv- und Negativlogik: Es kann gewählt werden, ob Kalender standardmäßig blockiert sind und einzelne Zeitfenster aktiv freigegeben werden („Negativverfahren“) oder ob sie grundsätzlich frei sind und gezielt blockiert werden („Positivverfahren“), etwa über die Outlook-Synchronisation.

• Synchronisation mit Kalender- und Kontaktsystemen: Termine und Kontakte können automatisch mit Microsoft Outlook, Exchange Server, iCloud, iPhones und weiteren Plattformen abgeglichen werden, um doppelte Pflege zu vermeiden.

• Wiedervorlagefunktion: Für jeden Kontakt oder Vorgang können automatische Wiedervorlagen definiert werden, sodass kein wichtiger Termin oder Folgekontakt vergessen wird.

• Callcenter-Abrechnungsmodul: Die erbrachten Leistungen des Callcenters können systematisch erfasst und für interne oder externe Abrechnungszwecke ausgewertet werden.

• Automatisierter Versand von Besuchsaufträgen: Die Software erstellt und versendet automatisch Besuchsaufträge an Außendienstmitarbeiter, basierend auf den vorab terminierten Vorgängen.

• Integrierter Rückgabe- und Reklamationsprozess: Bei Absagen oder Problemen mit Terminen können diese schnell über definierte Prozesse neu eingeplant oder reklamiert werden.

• Automatischer Versand von Terminbestätigungen: Kunden erhalten automatisiert eine Terminbestätigung, die flexibel über vordefinierte Textbausteine zusammengestellt wird.

• Prozesse zur Terminumlegung und -stornierung: Die Software unterstützt strukturierte Abläufe zur Terminverschiebung oder vollständigen Stornierung – inklusive Kommunikation an alle Beteiligten.

• Durchgängiger Beratungsprozess ohne Leerlauf: Jeder Beratungsprozess wird so geführt, dass er über initiale und Folge-Termine sowie Aufgaben bis zu einem messbaren Ergebnis führt – unbeendete Vorgänge bleiben nicht im System hängen.

• Vordefinierte Prozesse z. B. für Empfehlungen: Für häufig wiederkehrende Geschäftsvorfälle wie Empfehlungsanfragen oder Kundenempfehlungen sind standardisierte Abläufe hinterlegt, die den Prozess vereinfachen.

• Individuell anpassbare Besuchsberichte: Die Besuchsberichte können je nach Unternehmen, Branche oder Berateranforderung flexibel konfiguriert und angepasst werden.

• Produktvorerfassung beim Bericht möglich: Bereits bei der Erstellung eines Besuchsberichts können relevante Produktinformationen erfasst werden – das spart Zeit und reduziert Nachbearbeitung.

• Automatische Generierung von Folgeterminen und Aufgaben: Auf Basis von Besuchsberichten werden automatisch entsprechende Folgeaktivitäten wie neue Termine oder Aufgaben erstellt.

• Strukturierter Reklamationsprozess für Absagen: Sollte ein Kunde einen Termin absagen, sorgt der definierte Reklamationsprozess dafür, dass dieser Vorgang erfasst, analysiert und nach Möglichkeit neu terminiert wird.

Damit bietet die Callcenter Software eine ganzheitliche Lösung für die effiziente Terminplanung, Kundenkommunikation und Prozesssteuerung - von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss.